¡Ausentismo en el trabajo: comprende las razones y aprende Cómo calcular la tasa en su empresa!
El ausentismo, también conocido como ausencia injustificada de empleados, es el acto de abstenerse del entorno laboral o de una determinada función. Puede afectar negativamente sus finanzas e indicar que algo no va bien con la empresa.
El ausentismo en las empresas no es un problema hoy en día, pero se ha ido agravando a lo largo de los años.
La presión por alcanzar metas, los niveles de estrés, la insatisfacción con el trabajo, entre otros factores, llevan a los profesionales a dejar sus puestos de trabajo y generan una serie de problemas para las empresas.
En el ámbito laboral, las tardanzas, salidas anticipadas, ausencias y ausencias parciales o totales durante un período se clasifican como ausentismo. Cuando actitudes como estas comienzan a volverse frecuentes, es hora de mantenerse alerta. Esto puede indicar problemas relacionados con el equipo, la dirección o la empresa en su conjunto.
Además de perjudicar su desempeño profesional, el ausentismo laboral tiene consecuencias para todo el equipo, ya que la productividad de los empleados depende de todos.
Pensemos en ello: cuando un empleado está ausente, su trabajo debe ser realizado por otra persona del equipo para así evitar retrasos.
Así, es probable que una persona se sienta abrumada al realizar sus tareas y las de la persona desaparecida. Los profesionales con exceso de trabajo, sin embargo, se vuelven menos productivos y, al final, bastante insatisfechos con su rutina.
Esto tiene consecuencias para todos, ya que socava el clima organizacional.
Además, los bajos niveles de productividad afectan la calidad de los servicios prestados por la empresa, impactando directamente en la experiencia y satisfacción del cliente.
¿Por qué realizar un seguimiento de las tasas de ausentismo?
Las demoras y las ausencias pueden estar motivadas por una variedad de razones, estén o no justificadas.
Sin embargo, las altas tasas de ausentismo muestran posibles problemas de motivación, agotamiento, desviaciones de comportamiento, problemas internos, etc. Además de indicar puntos de mejora en la empresa, el seguimiento de esta tasa es fundamental porque genera pérdidas económicas. Por eso tenemos que luchar contra este tipo de comportamiento.
Sin embargo, antes de mostrarle cómo calcular la tasa de ausentismo, debemos analizar las razones por las que un empleado se ausenta del trabajo.
¿Cuáles son las causas del ausentismo?
Dado que el límite entre la vida personal y profesional se ha vuelto cada vez más tenue, ser feliz en la profesión es sinónimo de calidad de vida.
Sin embargo, muchos empleados no logran esta satisfacción. Con el tiempo, la situación se vuelve tan insostenible para él que faltar al trabajo, llegar tarde o salir temprano son las únicas soluciones.
En general, las personas suelen estar ausentes debido a factores internos y externos.
Podemos decir que los internos están directamente relacionados con la empresa, mientras que los externos tienen que ver con la vida personal. A continuación, enumeramos las situaciones más comunes:
Factores internos que motivan el ausentismo:
• Condiciones pobres de trabajo;
• Falta de ergonomía, que conduce a enfermedades profesionales;
• Sobrecarga de trabajo;
• Falta de seguridad y situaciones que generan riesgos;
• Intimidación entre colegas;
• Discriminación, ya sea por género, raza, diversidad funcional, etc.;
• Acoso entre líderes y empleados, ya sea moral o sexual;
• Falta de gestión presente y comprometida;
• Insatisfacción con el clima organizacional, entre otros.
Los factores externos, de carácter personal, pueden ser:
• Problemas familiares;
• Enfermedades;
• Problemas psicológicos;
• Precariedad del transporte público;
• Condiciones climáticas que dificultan los viajes, etc .;
Como se puede observar, son muchas las razones que conducen al ausentismo.
Con esto en mente, RR.HH. debe actuar estratégicamente para comprender la situación de cada empleado, recopilar datos y proponer una solución que cumpla con sus expectativas y las de la empresa.
Tipos de ausentismo laboral:
1) Ausencias justificadas:
El ausentismo justificado suele darse cuando la empresa sabe que el empleado deberá ausentarse, como en el caso de citas médicas, enfermedad o por licencia de maternidad.
Podemos decir, entonces, que las ausencias pueden justificarse cuando surja alguna condición que impida o dificulte que el empleado lleve a cabo sus actividades, poniéndolo en riesgo. Este tipo de ausencia está permitida por ley.
Sin embargo, la gerencia debe estar consciente de la recurrencia de este motivo, ya que puede ser un signo de un problema mayor que involucra la salud del empleado.
Una causa común de ausentismo es la depresión, que ha afectado cada vez a más personas a lo largo de los años, siendo una de las principales causas de ausentismo laboral.
En tales casos, la empresa debe proporcionar toda la asistencia necesaria, incluido el permiso para un tratamiento especializado.
Existen casos de bajas médicas que implican la ausencia del trabajador, como las licencias por maternidad y paternidad, cuando nace o adopta un hijo.
Como este es el momento de dedicarse a la familia y reajustar la rutina, la ley permite la ausencia.
2) Ausencias injustificadas
El ausentismo injustificado se considera impredecible. Ocurre cuando el empleado necesita ausentarse del trabajo sin el permiso de la empresa.
Puede suceder como consecuencia de conflictos internos, accidentes o cuando el profesional llega tarde.
Como ejemplos de ausencias injustificadas, podemos mencionar problemas personales, que muchas veces son impredecibles y provocan retrasos, salidas fuera de horario y la propia ausencia.
Otro factor motivador es el estrés, que es muy común en las organizaciones. Es provocado por exceso de trabajo, presiones, mala gestión, problemas personales o internos, insatisfacción, etc.
Para identificar los casos de ausencia por estrés, RR.HH. debe conocer y medir siempre el grado de satisfacción de los empleados.
Finalmente, la falta de motivación acaba provocando retrasos o ausencias. En este caso, la empresa debe pensar en estrategias para mejorar el bienestar de los empleados, involucrándolos y, en consecuencia, aumentando la productividad del equipo.
¿Cómo calcular la tasa de ausentismo?
Vimos, entonces, que el ausentismo trae consecuencias como mayores costos operativos, aumento de horas extras, baja productividad e insatisfacción de empleados y clientes.
Para medir la tasa de ausentismo de su organización, calcule la cantidad de horas que debe trabajar cada trabajador en el mes y súmelas.
- Si tiene 10 empleados que trabajan 8 horas al día durante 22 días al mes, el total de horas trabajadas sería:
10 x 8 x 22 = 1760 horas
Después de este estudio, se debe contabilizar la cantidad de horas de ausencia durante el mes, considerando tardanzas, salidas anticipadas y ausencias parciales o totales.
Primero, calcule individualmente cuántos minutos u horas estuvo ausente cada empleado y luego sume todos los resultados.
- Vayamos a la fórmula:
¿Cuál es la tasa de ausentismo aceptable?
El índice puede variar según el segmento y el tamaño de la empresa.
Pero, en términos generales, se considera aceptable una tasa de ausentismo de hasta el 4%. Cuando el valor exceda este límite, debe estar alerta.
Impactos del ausentismo en la nómina:
El ausentismo se puede descontar de la nómina, siempre que tenga un control de puntos efectivo.
Pero eso, en sí mismo, no garantiza que su empresa no perderá dinero.
Cuando un empleado se ausenta con frecuencia del trabajo, se acumulan tareas y se incumplen plazos, lo que puede afectar la satisfacción del cliente, la productividad del personal y también los ingresos.
Si alguien asume la responsabilidad y comienza a realizar las tareas de los que están ausentes, se comienzan a pagar horas extras a los que están sobrecargados de trabajo, aumentando el costo de tu nómina.
El costo del ausentismo puede ir más allá. Cuando un equipo se da cuenta de que uno de los integrantes no está cumpliendo con su rol y se ausenta repetidamente, se instala un clima de insatisfacción que puede comprometer la productividad de toda la empresa. Como resultado, incurrirá en costos aún mayores.
El problema puede extenderse aún más cuando un empleado, ya sobrecargado con una jornada laboral de 12 horas, por ejemplo, se enferma y solicita la baja del INSS debido a depresión o estrés.
Los primeros 15 días de certificado médico los paga la propia organización, sin disponibilidad de mano de obra. Después de este período, el INSS paga los salarios, pero la empresa mantiene a la persona en su nómina y, a menudo, no puede contratar un reemplazo.
Como ves, lo que parece un pequeño problema sin mucha relevancia puede convertirse en una auténtica bola de nieve, afectando los resultados de tu empresa en poco tiempo.
¿Cómo desviar la situación?
La primera medida que debe tomar la empresa es calcular correctamente el descuento de nómina.
A la primera señal de ausentismo, se le debe preguntar al empleado sobre los motivos y tener en cuenta que los montos respectivos serán descontarán de su pago.
Tener en cuenta el ausentismo en el cálculo de la nómina es bastante simple, solo se necesita un sistema de registro de horas integrado al software de nómina.
Incluso es posible señalar, antes del cierre del mes, que el empleado tendrá una reducción de salario por ausencias, a través de informes de control de tiempos parciales.
A menudo, esta simple acción puede reducir e incluso eliminar retrasos y salidas anticipadas.
Sin embargo, como hemos visto, son muchas las situaciones que conducen al ausentismo en las empresas, por lo que debemos tratar las soluciones de forma más personalizada.
5 pasos para reducir el ausentismo:
1. Invierta en el bienestar de los empleados:
Un factor importante que contribuye a las altas tasas de ausentismo en las empresas es la insatisfacción de los empleados.
Según una investigación de Love Mondays, la satisfacción general de los brasileños con el entorno laboral ronda los 3,47, en una escala de 0 a 5.
Entre los motivos que generan tal insatisfacción se encuentran la calidad de vida, las oportunidades profesionales, el clima y la cultura organizacional.
Por ahora, centrémonos en la calidad de vida. Un empleado que no se sienta seguro en el entorno laboral difícilmente presentará buenos resultados.
Las condiciones de alta insalubridad pueden causar daños físicos y psicológicos, aumentando así el ausentismo.
Para resolver este problema, invierta en el bienestar de su equipo. Fomente la gimnasia en el lugar de trabajo, la alimentación saludable y los descansos durante las horas de trabajo para aumentar la productividad.
2. Cuida la salud ocupacional:
En Brasil, la principal causa de las tasas de ausentismo en las empresas son las enfermedades.
En los últimos años, los casos de enfermedades profesionales (como consecuencia del trabajo) han crecido un 25% en Brasil.
Por ello, es fundamental que su empresa implemente medidas que prevengan el desarrollo de enfermedades laborales, como el uso de mobiliario ergonómico, iluminación adecuada, descansos de 10 minutos cada 50 minutos trabajados, entre otros.
También es necesario cuidar la calidad de vida de los trabajadores, implementando programas actividades físicas como el yoga y la meditación, además de realizar un efectivo control de horas, evitando jornadas laborales de 12 horas, por ejemplo.
3. Mejorar la comunicación interna:
Puede parecer sencillo abordar este problema, pero la comunicación es esencial para garantizar la alineación entre los equipos.
Además, mantener al equipo en la misma página permite un mayor crecimiento en el sector y la construcción de un clima organizacional saludable.
Sin embargo, para llegar a este punto es necesario implementar los canales adecuados que permitan optimizar la comunicación y solucionar los ruidos.
Invierta en redes sociales y aplicaciones de mensajería corporativa para facilitar la integración entre empleados y equipos.
También vale la pena fomentar el uso de estas plataformas por parte de los líderes. Los gerentes siempre deben liderar con el ejemplo.
4. Proporcione comentarios cuando sea necesario:
Cada vez más empresas han adoptado la metodología de retroalimentación para resolver problemas de comportamiento y fomentar el crecimiento individual de los empleados.
Antes de tomar una medida drástica, como una advertencia o suspensión, ¿qué tal tener una conversación honesta con el empleado para tratar de entender qué ha motivado ese comportamiento?
Juntos, el líder y el empleado pueden encontrar soluciones simples e implementar un plan de acción, independientemente del motivo del ausentismo.
Además, los líderes pueden observar si los problemas se repiten entre los equipos y, junto con RRHH, plantean posibles mejoras para la empresa.
5. Establecer programas de incentivos:
Otro estudio muestra lo que los profesionales de hoy consideran válido para sentirse motivados y satisfechos en el trabajo: Contratos de trabajo firmados, premios por desempeño, campañas de incentivos, viajes y reconocimiento público por logros.
Esto significa que, para mantener a los mejores talentos comprometidos y motivados, la empresa debe buscar formas de alentarlos.
Para esto, ¿qué tal establecer un programa de incentivos para reducir el número de ausencias injustificadas?
Las recompensas que puede ofrecer serán menos costosas que las pérdidas por ausencia, puede estar seguro.
Si tu empresa aún no trabaja con este tipo de incentivo, vale la pena pensar en recompensas como un día libre preprogramado, obsequios, canasta básica de alimentos, etc.
O, quién sabe, es hora de implementar beneficios como participación de los lucros, por ejemplo.
El plan de carrera es también un punto interesante a considerar, ya que incentiva a los empleados a dedicarse y, por tanto, a acumular promociones.
Con esta estrategia, ofrecemos oportunidades dentro de la empresa y promovemos el desarrollo del talento.
Premiando a los profesionales más asiduos, garantizas los resultados de la empresa y también animas a otros a seguir su ejemplo.
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