La importancia de los planes de acción - 5W1H
Un plan de acción es una serie de actividades encaminadas a resolver un problema identificado, por ejemplo: Al desarrollar un Plan Estratégico para su empresa, puede llevar meses y varias acciones, involucrando a varias personas, para resultar en una implementación exitosa.
El método 5W1H es una herramienta muy útil para cualquiera que quiera trazar un plan más preciso para un objetivo en particular. En el caso de las empresas, esta herramienta es utilizada por directivos que desean tener la planificación más precisa para la ejecución de acciones relacionadas con un objetivo. De forma muy sencilla, el método servirá de base para que el gestor oriente su objetivo a través de las mejores opciones de aplicación.
Concepto 5W1H:
Aunque el nombre suene un poco extraño o complicado, la aplicación es bastante sencilla. El término deriva de una serie de palabras en inglés que se interpretan en el sentido de cuestionar el propósito previsto. En este caso, tenemos 5 palabras en inglés que comienzan con la letra W y solo 1 palabra en inglés que comienza con la letra H. Vea a continuación lo que significa cada palabra según las aplicaciones:
- What: definido como "¿Qué se hará?";
- Why: definido como "¿Por qué se hará?";
- Where: definido como "¿Dónde se hará?";
- When: definido como "¿Cuándo se hará?";
- Who: definido como "¿Quién lo hará?";
- How: definido como "¿Cómo se hará?".
Solo los buenos planes de acción pueden llevarlos a alcanzar su máximo potencial. Si no están bien documentados, abarcando toda la información necesaria y comunicados a los responsables, terminan siendo olvidados y abandonados.
Y a través de la herramienta 5W1H, es posible garantizar total claridad sobre el plan de acción elaborado por la empresa, donde la sigla hace referencia a las 6 preguntas que deben ser respondidas siempre que se elabore un plan de acción. Son ellas:
- What (o, “qué”): No es más que un desglose de lo que se espera que se lleve a cabo, a través del plan de acción. Un ejemplo sería: "Desarrollar una campaña para promocionar un nuevo producto".
- Why (o, "por qué"): tiene como objetivo aclarar la razón detrás de la ejecución del plan de acción. Continuando con el ejemplo, podemos pensar en algo como: "Para concienciar a los compradores potenciales".]
- Where (o "dónde"): identifica la ubicación donde se llevará a cabo el plan de acción. Por ejemplo: "En Facebook e Instagram".
- Who (o, “quién”): Asigna la responsabilidad de llevar a cabo este plan de acción a una persona específica, asegurando que cada plan de acción tenga un dueño. En el ejemplo, podemos pensar en algo como: "Fernando, del equipo de marketing".
- When (o, “cuándo”): Tiene como objetivo identificar los plazos para la ejecución del plan de acción. Continuando con el ejemplo, tendríamos: "Hasta el 20 de julio de 2018".
- How (o, “cómo”): Presenta la forma en que se desplegará el plan de acción, es decir, qué acciones se deben realizar para que se logre lo establecido en el 'Qué'. En nuestro ejemplo sería: “Diseñar la campaña que contiene el nuevo producto y detallar sus características”.
¿Cómo aplicar el 5W1H en su empresa?
Para sacar el máximo partido a esta herramienta en su empresa, el equipo de trabajo debe recibir una formación adecuada. Eso es porque la herramienta por sí sola no hace ningún milagro en la organización de la información y la creación de planes de acción. En el caso de un equipo bien estructurado, este concepto se aplica de manera más integral y objetiva.
Aún así, usar el método no es muy difícil. Para utilizar el 5W1H en su empresa, es necesario realizar las preguntas de acuerdo con los objetivos determinados para la empresa.
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